Organisation de l’entreprise

Comment piloter son activité lorsque l’on est une petite entreprise

Lorsque l’on est une petite entreprise, il n’est pas facile de faire le tri entre les différentes solutions qui se présentent à vous pour gérer votre activité au quotidien. Effectivement on peut se perdre parmi la quantité d’outils à disposition qui concernent toutes les fonctions de son entreprise. Alors, quand on est seul ou que l’on a moins de 10 salariés quelle solution choisir? quelles informations sont indispensables pour piloter son entreprise? Ici la question n’est pas de faire un listing de toutes les solutions possibles mais de comprendre selon quels critères vous allez faire un choix. 

1) La comptabilité et la gestion financière de votre entreprise

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité et de facturation est une obligation pour toute entreprise qui s’immatricule. Un bon logiciel de comptabilité va vous permettre de rentrer vos dépenses, d’insérer toutes vos recettes. Le logiciel de gestion financière peut vraiment vous aider à faire ressortir les informations les plus importantes de vos finances, à savoir:

• L’évolution de votre chiffre d’affaires
• L’évolution de la vente de vos produits ou services
• Le type d’offre qui se vend le mieux et qui sont le plus rentables
• L’évolution de vos factures, entre celles qui sont réglées et les impayés
• Le suivi des devis en cours
• Le suivi de sa trésorerie mois après mois et le rapprochement bancaire

Vous n’avez pas besoin de beaucoup d’indicateurs pour gérer votre activité mais ceux-là sont vraiment primordiaux. 

Concernant les logiciels recommandés, votre expert-comptable, si vous en avez un, pourra vous orienter vers un programme qui est conforme au Code Général des Impôts mais bien sûr il peut privilégier des logiciels qu’il connaît ou qu’il utilise lui-même. Il est alors important d’explorer toutes les pistes de votre côté. 

Si vous voulez commencer avec un logiciel gratuit, il y a le logiciel Henrri qui comprend toutes les fonctionnalités les plus importantes pour une application de base (facturation, comptabilité, reporting). Si vous souhaitez obtenir une application plus poussée pour un prix modique (10€ HT par mois) vous avez Quickbooks qui est complet et qui propose surtout un suivi précis de la trésorerie et du budget prévisionnel, avec une comptabilité analytique et l’accès au programme gratuit pour votre expert comptable (pour un tarif plus élevé.)

L’autre avantage de Quickbooks est sa capacité d’intégration avec d’autres applications comme Stripe, PayPal ou un logiciel CRM tel que noCRM.io ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps. 

2) La gestion de la relation client

Si le premier niveau du pilotage de votre activité est lié à la comptabilité et à la gestion financière, un deuxième niveau comprend la gestion des relations avec les clients, en anglais customer relationship management (CRM). 

Le logiciel de gestion de la relation client va vous permettre de comprendre quel est votre entonnoir des ventes et l’efficacité de vos actions commerciales. Il est donc indispensable d’avoir un programme CRM à sa disposition pour augmenter l’efficacité de son activité. Votre suivi marketing et commercial pourra s’appuyer sur les éléments suivants:

• La gestion des contacts
• L’état d’avancement de vos affaires (prospect, devis en cours, affaires gagnées)
• L’organisation des tâches liées à chaque affaire et à chaque contact
• La répartition de votre activité commerciale dans votre agenda
• Le suivi des ventes pour comprendre à quel endroit vous perdez vos prospects. 

Pour commencer à gérer votre fichier client et vos actions de vente, vous pouvez utiliser un logiciel comme agile CRM qui a l’avantage de proposer un forfait de base gratuit. Ce logiciel, en plus d’être complet permet de mettre en place des actions de marketing et de digital marketing en proposant des pages de vente, des formulaires, et la mise en place de campagnes marketing auprès de vos clients. 

Il y a une multitudes d’autres logiciels CRM qui fonctionnent très bien. NoCRM dont j’ai parlé auparavant est une application très intuitive qui correspond tout à fait aux TPE, si vous optez pour le logiciel Quickbooks les deux programmes synchronisent leur données directement, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps. Le troisième logiciel CRM qui a attiré mon attention s’appelle Pipedrive car son entonnoir de vente est très visuel et efface, et surtout l’application peut se connecter avec un nombre important d’autres logiciels.

3) La mise en place d’une stratégie digitale de vente

Aujourd’hui le marketing direct ne suffit plus. Il est important de diversifier ses actions commerciales en prenant en compte d’autres canaux de prospection que les rendez-vous en direct, les appels téléphoniques ou même l’emailing. 

En gros une stratégie digitale consiste à capter votre clientèle par l’intermédiaire de nouveaux outils de marketing tels que des formulaires ou des pages de vente et à les utiliser dans le cadre de votre site web, des réseaux sociaux (Facebook, Instagram) ou YouTube. Au final, il s’agit d’entrer en contact avec ses clients potentiels d’une autre façon, c’est à dire en proposant du contenu à forte valeur ajoutée (articles, guide, ebook, questionnaire…) 

La stratégie digitale donne également toute son importance à l’emaling pour pouvoir automatiquement envoyer à sa liste d’abonnés des emails de forme et de présentation différente. 

Pour piloter vos actions commerciale mais cette fois-ci en lien avec une stratégie digitale, les outils vont donc être les suivants:

• La création de campagnes basées sur la création de contenus
• Le taux de délivrabilité des emails (lus, non lus)
• La possibilité de créer des tunnels de vente à partir d’une page de destination avec des emails automatiques
• La gestion des newsletters que vous pouvez envoyer régulièrement
• L’automatisation des emails selon vos objectifs. 

Dans ce domaine on peut répartir les applications selon trois domaines d’application distincts:

Les logiciels d’emailing: l’un des logiciels les plus populaires est mailchimp qui a pour avantage d’être gratuit en deçà de 2000 contacts. 

Les autorépondeurs: ce sont des logiciels qui répondent automatiquement à un message électronique qui leur est envoyé.En fait les autorépondeurs créent un série d’emails afin de pouvoir valoriser un produit ou une offre. L’un des autorépondeurs que j’utilise s’appelle Getresponse. Son avantage principal est de pouvoir à la fois être un logiciel d’emailing, un autorépondeur et de pouvoir créer des formulaires et des pages de vente. 

La troisième catégorie d’applications sont les logiciels qui permettent créer des pages de bienvenue et des formulaires. Il existe une multitude d’applications qui s’attellent à cette tâche mais si l’on ne devait n’en présenter qu’un seul, il s’agirait de Clickfunnels. Ce logiciel complet permet de créer des pages et des tunnels de vente très poussés et ses fonctionnalités vont jusqu’à créer des formulaires de paiement évolués. Son prix est cependant assez élevé puisque l’abonnement mensuel coûte 97$. 

En conclusion: 

Dans cet article, je essayé de vous donner une vision globale des principaux outils de gestion de votre activité selon trois thématiques bien définies: la gestion financière, le suivi commercial et la mise en place d’une stratégie digitale. Bien sûr, il existe énormément d’autres logiciels que ceux dont j’ai pu parler ici. Les applications que j’ai nommées je les connaît, je peux donc vous les recommander si vous en avez besoin et certaines sont même gratuites (avec certaines limitations). 

Si vous souhaitez être aidé pour mettre en place ces outils de pilotage et de gestion d’entreprise, n’hésitez pas à nous contacter.

Ou comment faire pour développer sereinement son entreprise

On dit souvent que les trois premières années de l’entreprise sont cruciales, et c’est bien vrai. Passer les trois ans c’est prouver que vous êtes un acteur à part entière de votre environnement et que vos clients vous ont décerné une sorte de médaille qui signifie “j’ai besoin de toi, et je suis prêt à te suivre car j’aime ce que tu fais”. 

L’entrepreneuriat n’est malheureusement pas un long fleuve tranquille et il va falloir éviter une multiples d’obstacles et d’écueils qui vont se présenter tout au long de la vie de l’entreprise. Et effectivement, franchir ces obstacles demande de l’agilité, du courage et de la détermination. 

Alors quels sont les pièges à éviter? Comment je peux m’y prendre, quels sont les meilleures façons de développer mon activité? Je vous dis tout maintenant!

QUE FAITES-VOUS DE VOTRE TEMPS?

Le premier piège à éviter est lié à la difficulté de BIEN gérer son temps. Combien de fois j’ai pu entendre des entrepreneurs me dire qu’ils n’avaient pas le temps, qu’ils étaient débordés, qu’ils ne savaient plus comment gérer leur agenda. Malheureusement beaucoup d’entrepreneurs travaillent trop, ou pour le dire comme il faut: ne sont pas assez EFFICIENTS. 

1/Ne pas organiser son activité commerciale:

Quand on pose la question à un entrepreneur quelles sont les actions commerciales qu’il a fait dans la journée, 80% répondront qu’ils ne s’en sont pas occupés parce qu’ils étaient en prestation devant un client ou en affaires. 

Pourtant ne pas effectuer d’action commerciale au quotidien, c’est comme si vous étiez en mode “je ne suis pas disponible, laissez-moi un message, alors que l’action commerciale ne doit jamais s’arrêter. Et bien souvent l’activité commerciale ne reprend qu’une fois la prestation terminée ou le chantier fini.

Lorsque l’on connait la longueur des étapes entre un premier contact et un prospect qui signe, c’est une erreur. C’est la raison pour laquelle beaucoup d’entrepreneurs ont une activité en dent de scie. Ils ont du mal à gérer leur organisation commerciale.

Bien sûr, je n’ai pas dis que c’était facile. Il faut seulement savoir ce que vous voulez. La réussite c’est 99% d’un travail difficile et parfois fastidieux. 

2/ Se focaliser sur un seul fonction de son activité, parce que l’ON S’Y SENT BIEN.

Une fois, j’ai  accompagné un entrepreneur qui avait été responsable commercial toute sa vie et après avoir créé sa deuxième entrepris, il rencontrait toujours le même problème…

Il était très bon bon pour décrocher des contrats et pour obtenir de nouveaux clients mais il ne savait pas gérer son affaire au niveau financier. Cet entrepreneur ne comprenait tout simplement pas comment, en faisant un gros chiffre d’affaires, il n’arrivait pourtant pas à s’en sortir. En fait, il ne maîtrisait pas sa marge commerciale par affaire, ne recrutait pas les bonnes personnes et ne suivait pas son activité au niveau financier.

Cet exemple nous montre que même s’il y a des choses que vous préférez faire par rapport à d’autres, gérer son entreprise c’est posséder plusieurs casquettes et être en capacité de développer TOUTES les compétences que doit posséder un entrepreneur.

Evidemment que c’est important de se faire plaisir car ça booste votre moral et votre motivation. Cependant, il va falloir souvent se faire violence, faire des choses que vous n’aviez pas l’habitude de faire et sortir de sa ZONE DE CONFORT.

3/Ne pas vouloir déléguer.

Si dans un premier temps vous allez devoir vous démener tout seul pour trouver vos premiers clients et vos premiers contrats, lorsque votre activité commence à bien fonctionner vous pouvez être tenté de faire comme si votre entreprise n’avait pas évolué.

Pourtant, une entreprise c’est comme un organisme vivant qui est toujours en mouvement. Vous devez donc vous-même savoir changer de point de vue et de posture. Ce point rejoint la question du temps qui est incontournable. la VRAIE QUESTION est: quoi que je fasse, de quelle façon puis-je gagner du temps.

La délégation n’est jamais facile. Lorsque l’on sonde les entrepreneurs, si l’on parle de délégation en recrutant, le management et la difficulté de manager fait partie de l’une des problématiques les plus compliquées pour un entrepreneur. Pourtant, déléguer des tâches non stratégiques en vaut la peine et peut vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel de votre activité.

Il existe également un autre type de délégation que l’on appelle la délégation par réseau. Cette fois-ci vous ne recrutez pas mais vous êtes entouré d’experts qui vont vous aider à alléger votre problématiques quotidiennes et à faire accélérer votre business. 

CONNAISSEZ-VOUS VRAIMENT VOS CLIENTS?

4/Ne pas s’occuper de ses meilleurs clients

Selon une étude, la plupart des entreprises se reposent sur un noyaux dur de 20% de clients récurrents et 80% de clients plus ponctuels ou qui ne commandent pas régulièrement. 

La première difficulté d’un entrepreneur est donc de découvrir quels sont ces 20% de clients qui sont fidèles et qui vous font vraiment confiance. Sans cette réflexion poussée, il sera difficile pour n’importe quelle entreprise d’évoluer.

Pourquoi est-il si important de connaître ses clients fidèles? Pour savoir de quelle façon vous pourriez les satisfaire encore plus avec d’autres produits ou services auxquels vous n’aviez pas pensé. On ne se rends pas compte mais peut-être que si vous proposiez plus de choses à ces 20% de clients fidèles vous pourriez vraiment renforcer votre activité. 

5/Une offre qui ne change pas

Même si vos offres fonctionnent et qu’elles correspondent véritablement à un besoin réel de la part de vos clients, à un moment donné, elles peuvent ne plus fonctionner. Car, vous devez bien le savoir, la concurrence est forte (et même féroce) sur la plupart des secteurs d’activité, et de nouveaux entrants ou de nouvelles technologies peuvent changer la donne. 

Il est donc important d’avoir une réflexion poussée sur son panel d’offres et de comprendre (de la même façon que pour ses clients) quelles sont les offres qui vous font vivre et celles qui vous posent problème. 

J’ai connu beaucoup d’entrepreneurs qui fonctionnaient durant de nombreuses années avec les même offres et les même tarifs. Si le principal avantage c’est de faire perdurer l’entreprise, cette dernière par contre ne va pas évoluer…et encore moins son chiffre d’affaires. 

Comment modifier son offre? En fait à partir du moment où vous commencez à y réfléchir il existe de nombreuses alternatives qui se présentent à vous (on ne va pas toutes les nommer): 

-Augmenter le prix en renforçant son offre et en créant différentes gammes de produits. Par exemple pour la formation, à partir de la base d’un programme, il est possible de rajouter des compléments de module. Cela vous permet de pouvoir créer de nouvelles gammes (moyen de gamme, haut de game)

-Créer de nouvelles familles de produits: en sondant vos clients vous vous rendez compte qu’ils pourraient être également intéressés par des produits qui sont connexes et complémentaires à votre univers de produits.

Même s’il s’agit d’un exemple à grande échelle, on peut reprendre l’exemple de Sony plus connu pour ses mobiles Samsung, qui, en quelques années, a réussi à prendre des parts de marché dans le monde de la photographie avec des appareils photos de modèle Full frame, alors qu’il n’était pas un acteur historique de ce marché (à côté de Nikon et Canon). Aujourd’hui, c’est pourtant bien Sony qui revend des capteurs photo aux autres marques… 

6/Sous-estimer sa proposition de valeur

Beaucoup d’entrepreneurs sont esclaves de leurs clients. Ils travaillent 60 heures par semaine ou plus pour terminer des prestations ou pour finir des chantiers, ne partent jamais en vacances, ne se reposent pas. Si vous vous reconnaissez dans ce portrait. Il est peut-être temps de dire stop et de prendre du recul. 

La raison pour laquelle cette situation existe est que vous avez principalement peur de perdre vos clients. Alors, des prestations sont rajoutées dans un devis signé où elles n’y étaient pas, les prix sont négociés au rabais, vous êtes corvéables à merci et acceptez des délais quasiment impossibles à respecter. 

En fait ce qui se passe, c’est que le rapport de force est déséquilibré entre vous et vos clients. Il va donc falloir le rééquilibrer en redonnant de la valeur à votre offre et SURTOUT à la rendre visible auprès de vos clients. Il faut savoir que dans toute activité commerciale il y a une question de négociation. La négociation c’est faire valoir tout ce que vous faites pour votre client et le lui prouver pour qu’il puisse le percevoir.

L’objectif est donc d’inverser ce rapport de force et de faire en sorte que ce soit plutôt vos clients qui dépendent de vous. Comment? En créant une offre irrésistible jouant sur une formule prix/contenu/avantage qui fasse que vos clients vont y réfléchir à deux fois avant de passer leur chemin ou d’aller voir ailleurs. 

EN CONCLUSION

Etre entrepreneur et mener à bien son entreprise comme le capitaine avec son gouvernail est évidemment semé d’embûche. N’oubliez pas qu’au final la différence entre votre entreprise et vos concurrents c’est vous. Vous et votre stratégie d’entreprise, ce que vous souhaitez faire de votre business, votre capacité à changer. Car c’est bien là le vrai challenge, comment sortir de votre cadre de pensée pour aller plus vite et plus loin.