LES 3 OUTILS DE PILOTAGE INDISPENSABLES POUR GERER SON ACTIVITE AU QUOTIDIEN

LES 3 OUTILS DE PILOTAGE INDISPENSABLES POUR GERER SON ACTIVITE AU QUOTIDIEN

Comment piloter son activité lorsque l’on est une petite entreprise

Lorsque l’on est une petite entreprise, il n’est pas facile de faire le tri entre les différentes solutions qui se présentent à vous pour gérer votre activité au quotidien. Effectivement on peut se perdre parmi la quantité d’outils à disposition qui concernent toutes les fonctions de son entreprise. Alors, quand on est seul ou que l’on a moins de 10 salariés quelle solution choisir? quelles informations sont indispensables pour piloter son entreprise? Ici la question n’est pas de faire un listing de toutes les solutions possibles mais de comprendre selon quels critères vous allez faire un choix. 

1) La comptabilité et la gestion financière de votre entreprise

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité et de facturation est une obligation pour toute entreprise qui s’immatricule. Un bon logiciel de comptabilité va vous permettre de rentrer vos dépenses, d’insérer toutes vos recettes. Le logiciel de gestion financière peut vraiment vous aider à faire ressortir les informations les plus importantes de vos finances, à savoir:

  • L’évolution de votre chiffre d’affaires
  • L’évolution de la vente de vos produits ou services
  • Le type d’offre qui se vend le mieux et qui sont le plus rentables
  • L’évolution de vos factures, entre celles qui sont réglées et les impayés
  • Le suivi des devis en cours
  • Le suivi de sa trésorerie mois après mois et le rapprochement bancaire

Vous n’avez pas besoin de beaucoup d’indicateurs pour gérer votre activité mais ceux-là sont vraiment primordiaux. 

Concernant les logiciels recommandés, votre expert-comptable, si vous en avez un, pourra vous orienter vers un programme qui est conforme au Code Général des Impôts mais bien sûr il peut privilégier des logiciels qu’il connaît ou qu’il utilise lui-même. Il est alors important d’explorer toutes les pistes de votre côté. 

Si vous voulez commencer avec un logiciel gratuit, il y a le logiciel Henrri qui comprend toutes les fonctionnalités les plus importantes pour une application de base (facturation, comptabilité, reporting). Si vous souhaitez obtenir une application plus poussée pour un prix modique (10€ HT par mois) vous avez Quickbooks qui est complet et qui propose surtout un suivi précis de la trésorerie et du budget prévisionnel, avec une comptabilité analytique et l’accès au programme gratuit pour votre expert comptable (pour un tarif plus élevé.)

L’autre avantage de Quickbooks est sa capacité d’intégration avec d’autres applications comme Stripe, PayPal ou un logiciel CRM tel que noCRM.io ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps. 

2) La gestion de la relation client

Si le premier niveau du pilotage de votre activité est lié à la comptabilité et à la gestion financière, un deuxième niveau comprend la gestion des relations avec les clients, en anglais customer relationship management (CRM). 

Le logiciel de gestion de la relation client va vous permettre de comprendre quel est votre entonnoir des ventes et l’efficacité de vos actions commerciales. Il est donc indispensable d’avoir un programme CRM à sa disposition pour augmenter l’efficacité de son activité. Votre suivi marketing et commercial pourra s’appuyer sur les éléments suivants:

  • La gestion des contacts
  • L’état d’avancement de vos affaires (prospect, devis en cours, affaires gagnées)
  • L’organisation des tâches liées à chaque affaire et à chaque contact
  • La répartition de votre activité commerciale dans votre agenda
  • Le suivi des ventes pour comprendre à quel endroit vous perdez vos prospects. 

Pour commencer à gérer votre fichier client et vos actions de vente, vous pouvez utiliser un logiciel comme agile CRM qui a l’avantage de proposer un forfait de base gratuit. Ce logiciel, en plus d’être complet permet de mettre en place des actions de marketing et de digital marketing en proposant des pages de vente, des formulaires, et la mise en place de campagnes marketing auprès de vos clients. 

Il y a une multitudes d’autres logiciels CRM qui fonctionnent très bien. NoCRM dont j’ai parlé auparavant est une application très intuitive qui correspond tout à fait aux TPE, si vous optez pour le logiciel Quickbooks les deux programmes synchronisent leur données directement, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps. Le troisième logiciel CRM qui a attiré mon attention s’appelle Pipedrive car son entonnoir de vente est très visuel et efface, et surtout l’application peut se connecter avec un nombre important d’autres logiciels.

3) La mise en place d’une stratégie digitale de vente

Aujourd’hui le marketing direct ne suffit plus. Il est important de diversifier ses actions commerciales en prenant en compte d’autres canaux de prospection que les rendez-vous en direct, les appels téléphoniques ou même l’emailing. 

En gros une stratégie digitale consiste à capter votre clientèle par l’intermédiaire de nouveaux outils de marketing tels que des formulaires ou des pages de vente et à les utiliser dans le cadre de votre site web, des réseaux sociaux (Facebook, Instagram) ou YouTube. Au final, il s’agit d’entrer en contact avec ses clients potentiels d’une autre façon, c’est à dire en proposant du contenu à forte valeur ajoutée (articles, guide, ebook, questionnaire…) 

La stratégie digitale donne également toute son importance à l’emaling pour pouvoir automatiquement envoyer à sa liste d’abonnés des emails de forme et de présentation différente. 

Pour piloter vos actions commerciale mais cette fois-ci en lien avec une stratégie digitale, les outils vont donc être les suivants:

  • La création de campagnes basées sur la création de contenus
  • Le taux de délivrabilité des emails (lus, non lus)
  • La possibilité de créer des tunnels de vente à partir d’une page de destination avec des emails automatiques
  • La gestion des newsletters que vous pouvez envoyer régulièrement
  • L’automatisation des emails selon vos objectifs. 

Dans ce domaine on peut répartir les applications selon trois domaines d’application distincts:

Les logiciels d’emailing: l’un des logiciels les plus populaires est mailchimp qui a pour avantage d’être gratuit en deçà de 2000 contacts. 

Les autorépondeurs: ce sont des logiciels qui répondent automatiquement à un message électronique qui leur est envoyé.En fait les autorépondeurs créent un série d’emails afin de pouvoir valoriser un produit ou une offre. L’un des autorépondeurs que j’utilise s’appelle Getresponse. Son avantage principal est de pouvoir à la fois être un logiciel d’emailing, un autorépondeur et de pouvoir créer des formulaires et des pages de vente. 

La troisième catégorie d’applications sont les logiciels qui permettent créer des pages de bienvenue et des formulaires. Il existe une multitude d’applications qui s’attellent à cette tâche mais si l’on ne devait n’en présenter qu’un seul, il s’agirait de Clickfunnels. Ce logiciel complet permet de créer des pages et des tunnels de vente très poussés et ses fonctionnalités vont jusqu’à créer des formulaires de paiement évolués. Son prix est cependant assez élevé puisque l’abonnement mensuel coûte 97$. 

En conclusion: 

Dans cet article, je essayé de vous donner une vision globale des principaux outils de gestion de votre activité selon trois thermatiques bien définies: la gestion financière, le suivi commercial et la mise en place d’une stratégie digitale. Bien sûr, il existe énormément d’autres logiciels que ceux dont j’ai pu parler ici. Les applications que j’ai nommées je les connaît, je peux donc vous les recommander si vous en avez besoin et certaines sont même gratuites (avec certaines limitations). 

Si vous souhaitez être aidé pour mettre en place ces outils de pilotage et de gestion d’entreprise, n’hésitez pas à nous contacter.

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